Guía de 5 pasos para desarrollar un evento de tecnología e internet

Paso 1: Planificación del evento

Cuando planificas todo se verá reflejado en los resultados del evento, considera mantener una flexibilidad razonable para ajustarse rápidamente a los imprevistos que puedan ocurrir en cualquier momento; siempre debe haber un plan B y C para cada elemento de la planificación.

Conseguir patrocinadores: es uno de los puntos más complejos de un evento Alejandro Corpeño (@corp) encargado/creador del evento Webconflatino en Honduras, comenta que es una labor de venta larga, generalmente inicia con un email o llamada en donde le ofreces a los patrocinadores potenciales diferentes niveles o paquetes de inversión/beneficios:

Esto es seguido por varias llamadas telefónica o reuniones físicas y por lo general ajustes en los paquetes, terminando en un trato específico con cada patrocinador. Si tienes la suerte de confirmar un patrocinador grande desde el inicio, el proceso de conseguir otros del mismo nivel se facilita.

Se debe ser flexible en cuanto a los tratos de patrocinio, cada caso es diferente, algunos implican apoyo en efectivo y otros en canjes de servicios, pero lo importante es que al final ambas partes (organizadores del evento y patrocinador) obtienen un beneficio de la relación.

Rodrigo Peñalba, encargado del Encuentro 2.0 de blog y nuevas tecnologías en Nicaragua 2010, considera que es importante que el financiamiento este comprometido apoyar el evento:

Tener la estrategia de financiamiento que permita cubrir los costos y emergencias. Mínimo 6 meses antes tener el dinero, o el plan de financiamiento ya caminando.

El staff: se requiere de un equipo de apoyo suficiente para cubrir todas las necesidades logísticas que surgen previo, durante y después del evento. Alejandro, comenta que el Webconflatino este año tuvo un grupo de 20 personas en su staff:

Equipo organizador apasionado con “un sentido de misión” que no está allí solo por una remuneración económica. El equipo completo debe estar motivado por la misión de dar el mejor evento posible.

Paso 2: Curador del contenido

El curador o equipo organizador debe contemplar el cuidado de los contenidos, porque son ellos la base del evento. Rodrigo Peñalba (@penalba), trabajó como curador en la segunda edición del evento Encuentro 2.0 de blog y nuevas tecnologías en Nicaragua 2010, comenta que el curador de un evento debe plantear un conjunto de ideas claras para transmitir en el transcurso del mismo:

No se trata de llenar un auditorio de gente que habla una después de otra, sino crear un discurso que entre en la gente, en los participantes, en los otros expositores, y en los medios de comunicación que cubran el evento.

Rodrigo, agrega que el discurso se va creando desde como se agrupan los temas de los expositores, sea uno una charla técnica, una charla de una experiencia de trabajo, o una conferencia con preguntas y respuestas o si es una sesión de vídeo charlas:

Que cada expositor entienda lo que se le esta pidiendo exponer y de como calza en el programa en general. De ese modo puede preparar el enfoque de su participación acorde a la idea básica general que fijamos para diseñar el evento.

Paso 3: Crear un sitio web, registro al evento y promoción

Nico Orellana (@norellana) creador del evento Webprendedor en Chile considera que para promover un evento sobre tecnología e internet es necesario utilizar medios sociales:

Buscar buenos partners que te permitan llegar a tu público vía contenidos relevantes y usar redes sociales como Twitter y Facebook para que todos se enteren. 

Además, es clave la creación de un sitio web sobre el evento, ya que te permite presentar tu producto y todos los datos necesarios sobre el evento:

Una buena experiencia antes, durante y después del evento convierte tu evento en una real experiencia. Un evento no sólo debe ser conferencias o charlas sino algo que quede en la cabeza de tus asistentes. Algo que convierte tu evento en un antes y un después. 

Si tu evento es de pago, en Latinoamérica no es simple el comercio electrónico pero Nico explica las opciones que Webprendedor consideró al momento del registro y pago del mismo:

Paypal es una tremenda herramienta y si lo sumamos a medios tradicionales como la transferencia electrónica o el deposito en banco, la experiencia es completa. Tenemos que hacer que nuestro participante, no tenga problemas para asistir. Un buen soporte también es importante  y hoy existen muchas herramientas para conseguirlo, te recomiendo Olark.

Rodrigo Peñalba por su parte considera importante dejar claros los modos de participación como:

Si el evento tiene un costo, hay descuento en hoteles/viajes, es de inscripción gratuita, hay requisitos para la inscripción, el evento es abierto al público en general, qué beneficios tiene el inscrito, cómo se escogen los inscritos oficiales: vía récord profesional, experiencia, etc.

Además, Rodrigo afirma el uso de redes sociales teniendo suficientes información para dosificarla con tiempo como: los objetivos del evento, programa provisional, expositores y sus biografías, reseñas y entrevistas previas. Tener por lo menos con 3 meses de anticipación el blog o web oficial del evento.

Paso 4: Conferencistas nacionales e internacionales

Para Alejandro Corpeño la participación de conferencistas internacionales hace que el evento tenga un valor agregado, atrae más la atención del público y patrocinadores, ya que un evento con participación internacional es una oportunidad que no se da todos los días:

Incluir conferencistas internacionales hace que el evento en sí se vuelva internacional y así personas de países cercanos a la sede tengan interés en viajar para el evento, cubrirlo en blogs, medios sociales y hasta patrocinadores internacionales se animen a participar.

Pero, la inclusión de expositores nacionales representa otras oportunidades, Rodrigo Peñalba que en su evento incluyó participación centroamericana encontró las siguientes ventajas:

Los boletos son más baratos, se presentan casos de éxito o experiencias que suceden en el entorno local. Esto ayuda a visualizar estas experiencias no como casos lejanos que suceden allá en Silicon Valley o Europa, sino de experiencias posibles y reales que suceden aquí mismo.

Un aspecto fundamental con los expositores según Rodrigo es:

Invitar con tiempo a todos los expositores de 6 a 3 meses antes según la importancia del expositor para nuestro evento. 

Paso 5: Aspectos técnicos y networking

Infraestructura tecnológica: es importante que un evento de tecnología contemple precisamente la infraestructura adecuada para el evento, es decir, el equipo audiovisual, enlace a internet, energía y aire acondicionado en el salón.

Streaming: comprobar el audio y vídeo con suficiente tiempo, usando micrófonos y webcams independientes para controlar la calidad de la transmisión, Rodrigo Peñalba ofrece algunas consideraciones técnicas:

Para el auditorio(s) o local(es): audio (cantidad de micrófonos, inalámbricos si es posible), clima controlado o A/C, cantidad de sillas, horario para refrigerios, almuerzos y cenas. Espacio para entrevistas a medios, inscripciones, suficientes fuentes de electricidad para decenas de computadoras (cuidando del voltaje del edificio, consultar con los responsables del edificio).

Networking: para el curador del evento Encuentro 2.0 planear actividades sociales offline por las noches sirve para romper el hielo del trabajo diario:

Son más sociables por definición, una ronda de cervezas y cena hacen muchos amigos.

Alejandro Corpeño, considera que es importante los espacios de networking ya que es una de las razones por las que muchas personas participan en este tipo de eventos:

Incluir en la agenda oportunidades de descanso y networking para los participantes, estos pueden ser coffee breaks, cocteles o actividades previas y posteriores al evento. Siempre he pensado que lo que uno termina valorando más de un evento son las conexiones y nuevas relaciones que puede formar en él.

Los últimos tips:

  • Invitar gente apasionada: inspiradora y que trabaje mucho en sus proyectos dispuesta a compartir y no solo a hacer un sales-pitch de su servicio. De ser posible que estas personas no estén tan alejadas de la audiencia.
  • Avisar por adelantado las agendas: ofrecer una buena conexión, de ser posible incluso tener un par de opciones, una opción para la audiencia, otra para el staff/conferencistas/escenario, de tal forma que no se queden desconectados todos por saturación.
  • El 3G es una buena opción de backup: para que la conectividad individual también funcione.
  • Generar espacios de conversación: fuera de las salas de conferencias para tomar un café, o tener una máquina de gaseosas cerca.
  • Un WiFi que funcione: es un reto, pero hay soluciones que escalan, limites estrictos para descargas pesadas, cables ethernet para algunos o la mayoría y así como enchufes.
  • Interactuar con la audiencia: vía Twitter, el Sitio Web, SMS (para enviar avisos o hacer preguntas), que todo lo que pasa offline tenga una capa social online para
    compartir la experiencia.
  • Logística de transporte: procura asignar a una persona la responsabilidad de informar y movilizar a tus coferencistas invitados, para que tengan claro los horarios y las personas a las que deben consultar al momento de tener un problema o duda.

El desarrollo de un evento sobre tecnologías que involucran el tema de internet desde el punto de vista del diseño, desarrollo, emprendimiento, electrónica, periodismo, comunicación, comunidades, robótica y una extensa lista de temas afines es una tarea ardua que involucra una serie de personas, patrocinadores e instituciones de diversos tipos; si quieres organizar un evento de este tipo en tu país esperamos esta guía sirva de ayuda y no te olvides de compartir con nosotros sobre tu evento y si te quedaron dudas utiliza los comentarios par seguir con el diálogo.

Foto: Hola Jorlo