Aunque en la actualidad la comunicación parece más fluida que nunca, debido a los múltiples canales a nuestra disposición, el reto de comunicar nuestras ideas adecuadamente es grande. Tanto en asuntos personales como en el trabajo, los medios que utilizamos a través de Internet en ocasiones son los mismos pero no podemos expresarnos igual. Perdemos muchas horas de nuestro tiempo aclarando ideas, resolviendo dudas sobre el -tono- del mensaje o realizando llamadas telefónicas para resolver malos entendidos.
En un mundo tan globalizado las dinámicas de trabajo han cambiado nuestra forma de comunicarnos. Utilizamos servicios y herramientas que buscan agilizar la producción y obtener resultados. Pero, en ocasiones existe un grave ruido en la comunicación que bloquea nuestra productividad. Trabajar a distancia permite darse cuenta del problema en la comunicación efectiva, porque no sólo te enfrentas a la mala redacción de mensajes, la falta de estructura en las ideas, sino también a diferencias culturales que pueden ser muy significativas al momento de comunicarnos.
Una comunicación eficaz
El problema no son los medios que utilizamos, somos nosotros que, con tanta información y muchas cosas por hacer, no logramos estructurar nuestro pensamiento al momento de comunicarnos. Escribimos correos de forma automática, respondemos dudas, pero has pensado ¿qué tan efectivos son tus mensajes? ¿qué tan eficaz es tu manera de expresarte en un correo? ¿cuántos párrafos escribes con la misma idea y no concretas? ¿lees detenidamente los correos antes de responder? ¿resuelves las preguntas de tu mensaje?
- La comunicación del freelance: Una persona que trabaja de manera independiente y a distancia, necesita de una comunicación eficaz con los clientes. Debido a que no tiene una oficina para atender a sus clientes y tampoco un departamento de quejas, la confianza del cliente estará depositada completamente en el individuo. El freelance debe dedicar tiempo a comunicarse periodicamente con el cliente durante el desarrollo de su proyecto, su prioridad será resolver a tiempo sus dudas y comunicar sus avances para que el cliente vea que hay resultados.
- Responde entre líneas: En lo personal, me gusta responder entre líneas y de manera puntual. Es decir, cuando hay dudas en el mensaje, procuro responder por cada duda o cada párrafo según la idea. Esto me permite revisar que no se me escapa nada y me ahorro tiempo en redactar otro correo en caso de no haber respondido adecuadamente.
- No más de 500 palabras: Por la cantidad de correos que una persona recibe al día, difícilmente leerá de manera detenida un mensaje que supera las 500 palabras ¿por qué? simple: es abrumador. Por eso, procura que tus mensajes sean cortos, estructurados en párrafos, que el asunto del mensaje sea descriptivo y escribir los correos con keywords para que sea fácil de encontrar.
- Visualización de las ideas: Si tu mensaje busca comunicarle al cliente los avances, usa imágenes incluso que pueda visualizarlo en línea, esta comunicación es más efectiva que redactar un texto sobre los avances. Recuerda que uno prefiere ver el vídeo o un ejemplo sobre la idea y no leer o escuchar sobre la idea.
- Desarrollo de puntos: Cada idea puede ser un punto a desarrollar, practica el uso de la enumeración o de las viñetas. Esto ayuda mucho en la estructura de tu mensaje, además le permite a tu receptor señalar que tiene dudas en un punto en específico en lugar de escribir de nuevo toda la idea y tratar de explicarlo.
- Reportes: Si tu cliente se comunica poco o se tarda en responder tus mensajes, procura crear una dinámica de reportes periódicos y envíalos a tu cliente aunque no responda. Esto te ayudará a tí en la documentación de los avances y también a tu cliente que aunque no responda rápidamente, sabe que estas avanzando y todo está en su inbox.
- Estados de cuenta: Cuando eres freelance no tienes garantizado un pago el mismo día y cada mes, en ocasiones debes pedir que te paguen o que se cumpla con tu contrato de servicios. Si tu proyecto es de varios meses y se te paga cada cierto tiempo, no temas en enviar tu estado de cuenta y pedir el cobro. Tengo varias experiencias de freelance que no dan seguimiento a sus pagos y tampoco facilitan al cliente las múltiples formas en que puede hacerlo.
- Seguimiento: Este negocio es de seguimiento, buena comunicación y dedicación. Procura darle seguimiento a tus clientes, las propuestas y busca oportunidades a través de una comunicación eficaz. Una conversación o mensaje cordial en ocasiones puede ser un puerta de oportunidades para conseguir nuevos proyectos. Porque cada conversación es una oportunidad.
Tengo varios años en el medio trabajando con freelance a distancia, con diferentes nacionalidades y con objetivos en común. Siempre he notado el tema de la comunicación y tantos problemas para concretar proyectos debido a la comunicación poco eficaz que logramos establecer. Si trabajas a distancia, recuerda que es importante comunicarse adecuadamente, porque de ello dependen los buenos resultados y una relación saludable con el cliente. Feliz fin de semana. Enjoy!
Me gusto estas recomendaciones. Soy estudiante de Ingeniería, que necesita trabajar proyectos, que no muy seguido se realizan con presencia de todos, sino mas bien a distancia; y creo que estas recomendaciones me ayudaran en ese ámbito.
Que tengan un buen fin.
Genial articulo! totalmente de acuerdo en que el tema de la comunicación es un muy importante!
Saludos!
Muy buen artículo, el modo de comunicarse ha variado y esto tiene sus ventajas e inconvenientes.
Sin duda no hay nada como hablar en persona para aclarar las cosas aunque la videoconferencia también es un buen sustituto.
Edgar, mucho éxito con tu nueva dinámica de trabajo, será interesante que nos compartas sobre los retos que representa trabajar a distancia. Saludos.
Pablo, me alegra que te haya gustado, creo que en ocasiones creemos que comunicarnos es muy sencillo, pero en realidad es a través de los fallos en ella que no logramos avanzar en los proyectos. Saludos.
IMAC, la comunicación y sus matices, pareciera que hablar frente a frente resolvería muchas dudas, pero creo que no soy la única que en ocasiones no logro comunicar lo que pienso o siento incluso de esa manera. Saludos!
Muy bueno, graciss por las sugerencias.
Es básico tratar temas como este. Muy buenas las observaciones. La habilidad para estructurar un mensaje se agarra con el seguimiento de la técnica y la relación de esta con lo que se quiere decir. Gracias!
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El tema es prioritario no solo para aclarar temas técnicos de los proyectos.
Es importantísimo también por el aspecto legal.
Stephanie habrá algún lugar donde profundizar en algo el tema de la comunicación eficaz?;
aunque sea para saber de las experiencias de otros y sus sugerencias.
Stephanie, esta sección de ES VIERNES siempre tan buena (aunque me la lea como 2 viernes tarde :P) . Comunicarse asertivamente es una tarde que debe tomarse como un habito para hacerlo realmente fluido. ¿Tienes alguna recomendación de buenos libros al respecto sobre comunicación escrita? o escribir para la web?
Un abrazo y muchos éxitos