Las innovaciones tecnológicas ofrecen importantes recursos en el campo de la organización y manejo de los documentos. Entre ellos, la factura digital, por sus características particulares, acapara la atención de la Administración de los diferentes Estados, empeñados en promover su uso y extender la obligatoriedad del mismo, como mecanismo de control para la evasión fiscal.

Como señala Wilson Rafael Rios Ruiz en su artículo Factura Electrónica. Los Títulos Valores en la Era de la Desmaterialización , “los avances tecnológicos vertiginosos, han hecho que la teoría de la desmaterialización de documentos y títulos valores sea una realidad y una necesidad inaplazable”.

Sin embargo, para que esta realidad se concrete, además del avance tecnológico con el que se cuenta, se requiere de una serie de instrumentos legales que habiliten y validen su implementación.

El año en curso es para muchos países, el de la puesta a punto de la legislación existente sobre las premisas que debe seguir la gestión de documentación firmada digitalmente.

El concepto de firma digital

En “Firma electrónica” , J. Pérez define la firma electrónica o digital como el conjunto de datos electrónicos que identifican a una persona en concreto y que se unen al documento enviado por medio telemático, como si de la firma tradicional y manuscrita se tratara, de forma tal que el receptor del mensaje esté seguro de quién ha sido el emisor, así como que el mensaje no ha sido alterado o modificado.

Sin embargo, Javier Hernández Martínez, abogado del despacho Proteccionlegal.com, aclara en “Facturación electrónica: aspectos legales y prácticos“, que para que ésta tenga validez legal debe responder a ciertos requisitos. Debe ser una firma electrónica reconocida y cumplir con algunas disposiciones previstas por el Estado en cuestión.

Este tipo de firma electrónica se basa en lo que se llama infraestructura de clave pública o asimétrica, PKY. Es decir, un sistema con dos claves, una pública y otra privada, sólo conocida por su titular, el firmante. Funciona mediante la encriptación o cifrado de los datos que la componen, de forma que si no se tiene la clave, el documento se convierte en ilegible.

En el ámbito público, la firma digital está destinada a servir para la realización de todo tipo de trámites que vinculan a los ciudadanos con la Administración. Corresponde al campo de lo que se conoce como Gobierno electrónico.

En el ámbito privado puede ser utilizada para la contratación, por vía electrónica, entre empresas o entre éstas y el consumidor, validando legalmente las operaciones realizadas a través del Comercio electrónico.

La despapelización de la documentación

De lo dicho se desprende que de la regulación de la firma electrónica, depende en gran medida, los avances realizados en el camino de la digitalización de la documentación con validez jurídica. En tal sentido, España ha sido un país pionero.

Existe un plan de despliegue del DNI electrónico que ya está en marcha. Permitirá a todos los ciudadanos emitir firmas electrónicas certificadas por la Administración del Estado. Será muy útil en trámites administrativos, transacciones electrónicas y banca online.

El Ministerio del Interior de España prevee que todas sus Oficinas de Expedición estén emitiendo el DNI electrónico para finales de 2007. La idea es que el uso de la firma electrónica se extienda a la población en general y deje de ser un servicio prácticamente exclusivo de empresas y Administraciones Públicas.

Sin embargo, por el momento, gran parte de los esfuerzos de los diferentes Estados están concentrados en la implementación y generalización del uso de la factura electrónica, comenzando por la obligatoriedad para las grandes empresas.

El shopping que nunca cierra

Cristián Bustos, en su tesis sobre el Impacto de la factura electrónica en las Pymes, señala que la evolución de la economía digital, involucra una drástica transformación de los modelos de negocios tradicionales ya que no se requiere la presencia física de las partes y los tiempos se acortan.

Además, agrega, se produce un cambio cultural respecto a soportes materiales como papel, formularios, firmas, concurrencias a notarios y diversos trámites de alto costo y larga duración.

Por su parte, Mónica Viloria Méndez y Luis Fraga Pittaluga en “La Factura Electrónica” consideran que el comercio electrónico es un instrumento fundamental para el desarrollo de la economía, en tanto permite intercambiar, ofrecer y adquirir bienes y servicios desde cualquier lugar, durante las veinticuatro horas del día por medio de líneas telefónicas, redes de ordenadores o por cualquier otro medio electrónico.

La mayoría de los expertos coincide en afirmar que el comercio electrónico marcará la tendencia, como anticipan Viloria Méndez y Fraga Pittaluga, es probable que ésta sea la regla en los modelos de negocios entre cliente-proveedor en el nuevo milenio.

Rusela Molejón Ulloa en “Los medios de pago electrónicos. Limitaciones en su uso“, dice que los medios de pago electrónicos constituyen un elemento esencial para el desarrollo del comercio electrónico y que, en ocasiones, conforman una adaptación de medios ya existentes o tradicionales al nuevo entorno electrónico.

Sin embargo, hay algo aún más esencial y previo a los medios de pago que es la factura, en tanto establece las pautas de la transacción. La factura tradicional ha sido el documento de elección, desde los orígenes del comercio en la Edad Media, como medio de prueba en el intercambio de bienes y servicios, de los términos y condiciones en ella descritos.

La factura electrónica

Fernando Pino y Julián Inza, en su Manual “La Factura electrónica” definen la factura electrónica como el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en éste.

Según Hernández Martínez, llegará el momento en que su uso sea obligatorio, ya que esa es la tendencia. En el transcurso del 2007, varios países han legislado o están legislando al respecto, modificando la normativa de contratación de la Administración Pública, con el requisito para sus proveedores, de disponer de factura electrónica.

En cuanto a la facturación internacional, señala que se tiende a la normalización de estándares, por lo que es recomendable usar un estándar de firma internacional. En tal sentido, aclara, el más aceptado actualmente es el denominado UBL, integrado en el llamado proyecto Oasis, del cual forman parte importantes instituciones, empresas y organismos en el ámbito internacional.

Para Carla Barbuto, redactora del diario El Clarín, con el sistema de facturación digital se emparejan la realidad informatizada y el control impositivo, lo que asegura más orden y menos burocracia.

Por su parte, Heriberto Hocsman, autor del libro “Negocios en Internet”, señala que “La factura de papel implica costos altos y permite hacer trampas con más facilidad que la digital” y agrega que esta última tiene muchas utilidades para aumentar el poder de policía del Estado en materia tributaria, ambiental y aduanera, lo que permite acabar con la evasión.

Ventajas

La factura electrónica remitida a través de Internet, explica Italo Fernandez Origgi en “Facturación en Internet para Propósitos Fiscales“, constituye una herramienta mediante la cual tanto las empresas de bienes y servicios como sus clientes se benefician de un medio de facturación que ofrece mayor seguridad y fácil control, en comparación con la tradicional facturación en papel.

Ahorra los excesivos gastos de emisión y riesgos de envío para el proveedor y simplifica las dificultades de almacenamiento de parte de los consumidores sujetos a control por las autoridades fiscales, ante las que deben exhibir su documentación comercial, incluyendo la facturación de sus proveedores.

Desventajas

Como obstáculo, J Pérez destaca en “Sistemas transaccionales – tecnologías de informacion“, que debe de existir un software que permita procesar la información comercial, tanto para el emisor como para el receptor, lo que implica costos en inversión y aprendizaje.

Las principales desventajas tienen que ver con limitaciones que atentan contra su implementación entre ellas: dificultades de las pequeñas y medianas empresas para adaptarse al cambio del sistema de facturación, resistencia de los consumidores para confiar y adoptar los nuevos hábitos de consumo a través de la red o, directamente, falta de acceso a la misma.

Conclusión

“¿Estamos preparados para librarnos del soporte papel, para dar paso al e-commerce?”, se preguntan Weiss, Estrada, González, Viega y García López en “Nuevos medios de pago en el comercio electrónico” El interrogante apunta no sólo a la implementación de la factura electrónica, sino también a la costumbre del pago en billete, ante las nuevas formas de pago electrónicas. Concluyen que por el momento no, ya que dicha premisa es una realidad poco cercana en el tiempo.

Por otra parte, hay una disparidad entre lo que la aplicación de nuevas tecnologías permite y el marco jurídico- económico que la acompaña. Los nuevos medios de pago deberían garantizar:seguridad, anonimato, autenticación, confidencialidad, disponibilidad para ganar la confianza de los usuarios.

La factura electrónica es un elemento complejo cuyo éxito depende, en gran medida, de simplificar su implementación, minimizando los riesgos de su uso, a través del adecuado marco jurídico y tecnológico que se requiere, para generar las condiciones de confianza necesarias para su adopción.

Los beneficios que de ello se derivan, tienen consecuencias inmediatas en diferentes ámbitos:

En lo ecológico, por la disminución del consumo de papel, colaborando al cese de la tala indiscriminada de bosques (necesaria para la producción de este insumo), lo que favorece al medio ambiente.

En lo económico, por la reducción de costos administrativos que se derivan del ahorro de gastos de envío e insumos.

En lo político, incentivando la economía y optimizando los mecanismos de control para evitar la evasión fiscal.

En lo social y cultural, en la medida en que facilita el intercambio de bienes y servicios entre zonas muy distantes del planeta, colaborando en la integración y crecimiento de las diferentes culturas.

En cuanto a la seguridad informática, los mecanismos necesarios para la estandarización de estos documentos electrónicos, alientan la búsqueda de soluciones que eliminen los riesgos que acechan a toda información que circula por internet.