Dormir, bañarse, lavarse los dientes y revisar el correo electrónico son las dinámicas mañaneras que de manera inexplicable hemos adquirido, que como hábito rutinario, se convierte en una reacción automática, pero te has preguntado si vale la pena dedicar tanto tiempo a responder correos electrónicos; quizás dedicas demasiado tiempo a esta actividad y no has cuestionado su verdadero impacto en la productividad de tu trabajo.
Durante mucho tiempo parecía que mi trabajo se reducía a limpiar el Inbox , responder los mensajes, tanto los personales como los de trabajo, el correo electrónico tuvo tal auge en nuestra vida que se volvió normal gestionar nuestra comunicación a través de él. Sin embargo, con el tiempo hemos aprendido que el correo electrónico es un medio más de comunicación que al igual que las llamadas telefónicas o reuniones de trabajo debemos aprender a optimizar el tiempo invertido.
Maneja tu cuenta de correo electrónico de forma efectiva
Muchos estarán de acuerdo con Kevin Rose el fundador de Digg, quien afirma que “Email Sucks” y por ello comparte una serie de tips para gestionarlo de una mejor forma. Entre los tips de Kevin y mi experiencia sobre la gestión de contenido te presento una serie de aspectos a considerar para optimizar tu tiempo al momento de responder correos electrónicos:
- ¿Responder correos ayuda a tu productividad?: empieza respondiendo esta pregunta, recuerda que el responder “todos” los mensajes en tu inbox no precisamente es un trabajo. El correo electrónico es una herramienta que puedes utilizar para tu trabajo, pero no debe ser el centro del mismo, piensa cuánto tiempo te la pasa conectado a él y evalúa si la actividad contribuye a tu trabajo.
- Cuenta profesional / Cuenta personal: es importante que mantengas tus mundos separados, me refiero a tu vida personal y tu vida profesional. Existen personas que no les gusta manejar varias cuentas, por ello deciden mezclar sus asuntos profesionales con los personales en una misma bandeja de entrada. Esto puede ser un problema al momento de tomar decisiones, enfocarte en el trabajo y responder mensajes efectivamente.
- El correo electrónico como herramienta de trabajo: recuerda que el correo electrónico al igual que el teléfono es un medio de comunicación más, el cual no debe ser sobre valorado, por supuesto que es importante mantener una comunicación fluida con los asuntos tratados a través del correo electrónico, pero también podemos gastar menos energía cuando somos puntuales al responder efectivamente.
- El correo en tu teléfono móvil: los dispositivos móviles son para estar conectados, no para desconectarte de la realidad. También son una excelente herramienta para responder correos, ya que cuando lo haces a través del móvil la gente no espera que tus mensajes sean extensos, al contrario puedes practicar la brevedad y eficiencia de los mismos de tal forma que siempre respondas igual sin importar el dispositivo.
- Revisión continua: la dependencia de estar informados todo el tiempo, ha provocado dinámicas de ansiedad por revisar constantemente el correo en busca de una respuesta o retroalimentación. Enfoca tu energía y tiempo a la productividad en tu trabajo, si te das cuenta que el mantenerte conectado al correo electrónico no es beneficioso entonces debes tomar decisiones.
- Prioridades: puedes establecer filtros que te permitan priorizar la respuesta a tus contactos, por ejemplo: tu jefe, clientes o seguimiento a proveedores. Es importante que establezcas qué mensajes son indispensables responder con prontitud y qué otros mensajes pueden esperar para no perder el tiempo.
- Uso de filtros: la mayoría de servicios de correos electrónicos te ofrecen una serie de filtros en especial aquellos que bloquean el spam y otros que te permiten priorizar mensajes. El uso de filtros también contribuye al orden de tus mensajes.
El tiempo que invertimos en responder mensajes del correo electrónico debe ser administrado, si bien las tecnologías de la comunicación nos han permitido una automatización de tareas, el correo electrónico aún es una actividad bastante manual, que puede ocupar una gran parte de nuestro tiempo por sencillo que parezca. Quizás suena básico, pero debemos mantener una relación saludable con nuestro correo electrónico. Comparte tu dinámica y evalúa el tiempo invertido. Feliz fin de semana. Enjoy!
En mi caso, la mayor parte del tiempo respondiendo correos, tiene que ver con correos profesionales, y paso demasiado tiempo en ello, ya que debo escribirlos en ingles o francés, (la cual no es mi lengua natal) y siempre trato de redactar de la mejor manera posible estos correo, visto que son profesionales y no se puede decir cualquier cosa. En ese caso la imagen que das es mucho mas importante. y siempre trato de responderlos de inmediato.
Pero es cierto que cuando los correos no son profesionales,(amigos, familia etc) si los respondo en mis tiempos libres, cuando voy en el metro, o esperando a algún amigo. el problema es que muchas veces no encuentro este tiempo libre y de vez en cuando se me olvida reponerlos.
Un problema q tengo es que tengo varias cuentas de correo profesionales y en una de ellas recibo muchos correos de clientes o propuestas que hasta que no leo al menos una parte, no se si son basura o no, así que esto ademas me quita tiempo.
Excelente articulo Stephanie como siempre.
Luis, es bueno mantener el equilibrio de tiempo que se le dedica a responder mensajes, yo recuerdo haber perdido mucho tiempo por no saber optimizar este recurso básico de comunicación. Gracias por compartir tu experiencia, saludos! 😉
Muy buen artículo, me reconforta saber que no soy el único al que le ocurre ésto. x’d
Para el item que mencionas las ‘Prioridades’ , si me permiten dar un tip: algo que me dió mucho resultado fué implementar GTD (Getting Things Done) http://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
un saludo!
Yo leo todo lo que tengo en la bandeja a primera hora y contesto los que me pueden llevar menos de un minuto.
Después los clasifico y voy contestando cada un par de horas cuando intento despejarme del trabajo principal.
Excelentes tips!, varios ya los habia adoptado por inherente necesidad.
Lo peor es cuando te llega un email sobre como es la vida de las hormigas en alaska y cometes el error de ir a google a comprobar dicha información ò a leer más sobre el tema. :S
Por cierto… como puedo colocar mi imagen en mis mensajes¿? y ademas hay forma de registrarme aquì¿? para que cuando alguien opine sobre un tema me avise, algo así como en foros del web?
Hace tiempo que no entraba a participar, es que volver a la Universidad es duro después de que aquí todo el mundo sigue en vacaciones y el ritmo es totalmente diferente ahhh si que cuesta..
Con respecto al correo yo vivo de el, me refiero a que atiendo un Consultorio virtual donde diariamente recibo unos 50 mensajes para responder (cuando estoy de buenas), todos son urgentes, desde luego y se vuelve un lío cuando son temas que a veces tienes que investigar para poder dar una buena respuesta, porque no te las sabes todas y toca documentarse un poco, fuera del Consultorio están los correos normales del grupo de trabajo, proyectos en los que estoy, universidad, familia, amigos (aquello de vivir lejos y querer estar al tanto de lo que pasa en tú otro mundo hace que puedas pasar perfectamente un día entero revisando mensajes, blogs y respondiendo por todos lados…)
Lo que intento hacer es evacuar las cosas por orden de importancia, en la mañana me dedico al estudio y a la vida personal, así que abro el correo y respondo a familia, compañeros de estudio y amigos, reviso el Facebook y todas esas vainas que quitan demasiado tiempo. En la tarde-noche me dedico al trabajo, así que abro el correo de la oficina, respondo lo importante, clasifico aquello que dice “revisar, hacer, proponer, sugerir, etc., etc.” ósea lo que requiera una acción de mi parte y lo dejo para un momento del día, según como tenga organizado las actividades para hacer, claro que no faltan los mensajes de “es para ya” y cuando eso pasa pues toca hacerlo o hacerlo 😉
Con el Consultorio lo que hago es que todos los días limpio el Spam y solo 3 días me dedico a asignar y responder, lo que pueda, claro que se acumulan muchos mensajes, pero a veces no hay de otra…
Eso hago yo, no aplico una fórmula secreta, trato eso sí de ser muy organizada con los mensajes, de no tener en mi bandeja nada que no sea algo pendiente y me encanta cuando logro que esté limpia, cosa que pasa una vez al año, pero se puede 😉
@Alberto respondiendo tu mensaje sobre la foto te recomiendo que te inscribas en gravatar.com es un servicio que ofrece un avatar único, lo que significa que pones allí una foto que está unida a una cuenta de correo y cada que participes en ciertos blogs (donde permitan esto) aparecerá tu foto, es sencillo y genial 😉
Un abrazo
Hola…quisiera trabajar respondiendo mails y quisiera una opinion de una persona q sepa mucho del tema como tu crees q es confiable??? me podrian enviar direcciones confiables de estas empresas a mi correo ? gracias… Muy bueno tu articulo
mejor respondan aqui porfis necesito una opinion…